Booking-voorwaarden voor de website die je al hebt.

Booking is onze online boekingsagenda, hier voor een website die wij niet bouwden en niet hosten. Het is alleen voor ondernemingen: je bestelt voor je zaak, dus regels voor consumenten zoals het herroepingsrecht gelden niet. Je betaalt pas nadat we per mail bevestigden dat Booking bij je site past. Met die mail krijg je deze overeenkomst, onze algemene voorwaarden (aktifystudio.com/nl/legal) en onze verwerkersovereenkomst (de hoofdtekst en de bijlagen B en B1), elk met haar datum. Door het vakje bij de betaling aan te vinken en te betalen, aanvaard je die drie teksten, in de versie van die datum; dat geldt ook als schriftelijke verwerkersovereenkomst in elektronische vorm (AVG art. 28 lid 9). Deze tekst gaat voor op de algemene voorwaarden; over persoonsgegevens gaat de verwerkersovereenkomst voor.

De opzet: €250, eenmalig. We zetten je agenda op met wat je in het aanvraagformulier invulde (diensten, prijzen, uren, medewerkers) en in je kleuren. We plaatsen hem zelf op je site: in je pagina, of als knop "Boek nu" naar je boekingspagina bij ons, zoals we je vóór de betaling lieten weten. We schrijven de paragraaf over Booking voor je privacypagina en zetten ze erop. Je krijgt de link naar je agenda, die je ook in Google, Apple of Outlook kunt volgen, en een korte uitleg. Dat gebeurt binnen vijf werkdagen nadat je betaling en je login binnen zijn. De opzet is klaar zodra je agenda op je site werkt, of zodra we je de code stuurden als jij ze plakt.

Elke maand: €59. Booking zelf, de opslag, de mails aan je klanten en aan jou, en elke update. Kleine wijzigingen aan je diensten, prijzen, uren en medewerkers doen wij. Op je vragen antwoorden we binnen 24 uur op werkdagen. We doen wat redelijk is om Booking bereikbaar te houden, maar beloven geen ononderbroken werking. Groter werk prijzen we vooraf.

Je betaalt via Stripe, vooraf: bij de start €250 plus de eerste maand, daarna elke maand automatisch €59. Er komt geen btw bij. Voor elke betaling krijg je een factuur.

Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (art. 56bis W.Btw): btw niet toepasselijk.

Mislukt een betaling, dan probeert Stripe het opnieuw en laten we het je weten. Is ze 30 dagen na de vervaldag nog niet betaald, dan stopt Booking 14 dagen nadat we je dat mailden, zoals bij elk einde (§8). Op een bedrag dat te laat betaald is, loopt vanaf de vervaldag, zonder ingebrekestelling, de intrest van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, plus de vaste vergoeding van €40 die die wet voorziet. Dat gaat voor op het artikel Wanbetaling van de algemene voorwaarden.

Booking loopt per maand, zonder minimumduur. Je zegt op per mail, met 30 dagen opzeg. Booking loopt dan door tot het einde van de betaalde maand waarin die 30 dagen aflopen; daarna betaal je niets meer. Bij een wijziging van prijs of inhoud (§9), en waar de verwerkersovereenkomst je laat stoppen (§8 en §15 daar), stop je zonder opzeg.

Annuleer je vóór we aan de opzet begonnen, dan krijg je alles terug. Annuleer je nadat we begonnen, maar vóór de opzet klaar is, dan krijg je de eerste maand terug, en van de €250 alles behalve het werk dat al gedaan is, aan €75 per begonnen uur, met een overzicht van dat werk. Is de opzet klaar, dan krijg je de €250 niet terug: hij betaalt werk dat dan geleverd is. Dit gaat voor op het artikel Annulering en terugbetaling van de algemene voorwaarden.

Wij kunnen stoppen met 30 dagen opzeg per mail. Zonder opzeg alleen bij een ernstige tekortkoming, zoals misbruik van Booking of een betaling die na §3 nog openstaat, zoals het artikel Beëindiging van de algemene voorwaarden zegt. Ook dan krijg je je gegevens zoals §8 zegt.

Bestel je binnen 3 maanden na je betaling een Debut of Presence bij ons, dan gaat de €250 er volledig af, als aparte lijn op de offerte ("Booking-opzet, verrekend: −€250"). Bij een ander pakket, een maandplan alleen, of later, telt hij niet. Je agenda verhuist mee, met alles wat al geboekt is, en dit abonnement stopt zonder opzeg zodra je maandplan bij ons begint.

• Je maakt voor ons een eigen login op je site, met de beperktste rol waarmee we de agenda kunnen plaatsen (op WordPress een Redacteur, in Squarespace een Website editor, in Webflow een uitnodiging op de site, in Shopify een medewerker met alleen de rechten voor het thema). Nooit je eigen wachtwoord. Kan het niet, dan plak je de code die we je sturen. Na de opzet mag je de login weghalen; voor een herstelling vragen we hem opnieuw.
• Je keurt de privacyparagraaf goed en laat ze staan.
• Je verwittigt ons als je van platform of thema verandert, of je site vernieuwt.
• Meldingen gaan naar het mailadres dat je bij de betaling opgaf. Verandert het, laat het ons weten.

We onderhouden je website niet. Je platform, thema, plugins, hosting, domein en teksten blijven van jou en jouw zorg. Verandert je site (een nieuw thema, een nieuw platform, een vernieuwing), of breekt een wijziging daaraan de agenda, dan zetten we de agenda weer op zijn plaats, binnen de maandprijs; de rest van je site herstellen we niet. Kan het nieuwe platform de agenda niet in de pagina dragen, dan krijg je de knop "Boek nu". Met je login doen we alleen wat Booking nodig heeft.

We verwerken de gegevens van je klanten voor jou, als verwerker: opgeslagen in de EU, en hun naam, mailadres, telefoonnummer en opmerking gewist 365 dagen na de afspraak. Je afspraken zijn van jou. Booking zelf blijft van ons; je gebruikt het zolang je abonnement loopt.

Stopt Booking, om welke reden ook, dan sturen we je al je afspraken als CSV-bestand dat in Excel opent, ook de komende, en op vraag je instellingen (diensten, prijzen, uren, medewerkers) als lijst. Tot 30 dagen na het einde kun je nog een kopie vragen; op de 30e dag wissen we alles. We halen de agenda van je site, of sturen je de stappen. Overstappen naar een andere agenda kost niets extra, en we helpen je daarbij met wat hierboven staat. Komende afspraken krijgen na het einde geen herinnering meer: laat je klanten weten hoe ze je bereiken.

• We kunnen de prijs of de inhoud van Booking wijzigen om een geldige reden (hogere kosten bij onze leveranciers, een wet die iets vraagt, een wijziging aan Booking voor al onze klanten), met 30 dagen vooraf bericht per mail. Dat geldt ook voor wijzigingen aan deze tekst en de algemene voorwaarden. Je kunt zonder kosten stoppen vóór de wijziging ingaat. Een wijziging die je gegevens beter beschermt, mag meteen.
• Aansprakelijkheid. Voor deze overeenkomst is onze aansprakelijkheid per kalenderjaar beperkt tot wat je ons in de 12 maanden vóór het voorval betaalde. Voor gevolgschade, zoals gederfde winst, zijn we niet aansprakelijk. Die beperkingen gelden niet bij opzet of zware fout van ons, en niet voor schade aan leven of gezondheid. Voor alles wat met persoonsgegevens te maken heeft, geldt §13 van de verwerkersovereenkomst. Dit gaat voor op het artikel Beperking van aansprakelijkheid van de algemene voorwaarden.
• Overmacht. Kan een van ons niet presteren door overmacht (art. 5.226 BW), dan is die niet aansprakelijk zolang de overmacht duurt. Duurt ze langer dan 30 dagen, dan mag elk van ons per mail stoppen zonder opzeg, en betalen we de maand terug waarin Booking niet werkte.
• Het Belgisch recht is van toepassing; geschillen gaan naar de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen. Voor alles wat hier niet staat, gelden de algemene voorwaarden.

• De klant (de zaak die tekent) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn klanten, bezoekers en medewerkers die via zijn website en modules binnenkomen.
• Aktify Studio (Hakan Aktepe, eenmanszaak, August Wynlaan 15, 2845 Niel, België, ondernemingsnummer BE 1025.803.803, contact@aktifystudio.com) is de verwerker: het host de website van de klant en/of draait er modules op, in opdracht van de klant.
• Voor de eigen zakenrelatie met de klant (offertes, facturen, contact met de klant en zijn medewerkers, de verzoeken van de klant als taak in het projectbeheer) is Aktify Studio zelf verantwoordelijke, onder zijn eigen privacybeleid (aktifystudio.com/nl/legal). Dat valt buiten deze overeenkomst.
• Deze overeenkomst hoort bij de offerte en de algemene voorwaarden. Over persoonsgegevens gaat deze overeenkomst voor op de algemene voorwaarden; een bijlage gaat voor op deze tekst voor haar module.

Aktify Studio verwerkt persoonsgegevens alleen om de diensten in het plan van de klant te leveren: de hosting (bijlage A) en de modules die de klant gebruikt (bijlagen B tot G). De overeenkomst loopt zolang Aktify Studio voor de klant host of een module draait. §6, §12 en §13 blijven gelden tot alle gegevens gewist zijn.

Per dienst beschrijft een bijlage wat er gebeurt, met welke gegevens, van wie en hoe lang. Een bijlage geldt alleen als de klant die dienst heeft. Aktify Studio vraagt nooit naar bijzondere categorieën van gegevens (zoals gezondheid). In een vrij tekstveld (de chat, een opmerking bij een afspraak, een verzoek) kan een betrokkene ze toch zelf typen; bijlage C zegt wat er dan gebeurt.

Aktify Studio verwerkt alleen op gedocumenteerde instructie van de klant: deze overeenkomst, de instellingen van de module zoals afgesproken bij de opstart, en wat de klant later per mail of in het Portal vraagt. Aktify Studio gebruikt de gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en traint er geen AI-model mee. Vindt Aktify Studio dat een instructie de AVG of een andere wet schendt, dan zegt het dat meteen en voert het die niet uit. Moet Aktify Studio wettelijk gegevens afgeven, dan verwittigt het de klant eerst, tenzij de wet dat verbiedt.

De klant, als verantwoordelijke:

• zorgt voor een rechtsgrond voor elke verwerking en informeert zijn klanten en bezoekers. De studio schrijft bij de opstart de tekst voor zijn privacypagina (per module); de klant keurt die goed en laat ze staan;
• gebruikt alleen contactgegevens die hij mag gebruiken. Voor reviewvragen geldt de bijlage van die module;
• geeft een mailadres op voor meldingen onder §8 en §11, en meldt het als dat verandert.

Aktify Studio is één persoon: alleen Hakan Aktepe heeft toegang tot de gegevens, en alleen voor zover nodig om de dienst te leveren, te ondersteunen of te herstellen. Krijgt ooit iemand anders toegang, dan alleen na een schriftelijke geheimhoudingsplicht en nadat de klant verwittigd werd.

Vandaag:

• Opslag in de EU, per klant apart. Elke klant heeft per module een eigen, afgescheiden opslag (een Cloudflare Durable Object in Cloudflare's EU-jurisdictie); foto's staan in opslag die ook in de EU-jurisdictie ligt. Een zaak ziet nooit gegevens van een andere. Cloudflare versleutelt de opslag en houdt 30 dagen herstelkopieën bij.
• Versleuteld onderweg: alles via https (TLS). Meldingen op de telefoon van de eigenaar zijn van begin tot eind versleuteld; de pushdienst van Apple of Google kan de inhoud niet lezen.
• Toegang van de studio: alleen Hakan, via accounts met tweestapsverificatie. De studio bereikt de gegevens van een klant alleen via zijn eigen beheerscherm, achter wachtwoord en tweestapsverificatie.
• Aanmelden voor de klant: per persoon, met een link per mail of een wachtwoord (opgeslagen als onomkeerbare code), tweestapsverificatie of een passkey als optie. Een sessie eindigt 7 dagen na het laatste gebruik en uiterlijk 30 dagen na het aanmelden. Medewerkers zien alleen wat hun rechten toelaten.
• Weinig bewaren: elke module wist automatisch na een vaste termijn (zie de bijlagen).
• Misbruik tegenhouden: grenzen op het aantal verzoeken en verzendingen, een botcontrole (Cloudflare Turnstile) op de chat, en Cloudflare's eigen bescherming tegen aanvallen.
• Nakijken: automatische tests vóór elke nieuwe versie, en een controle om de 10 minuten of de diensten draaien.

Aktify Studio mag de maatregelen verbeteren; het verlaagt het niveau nooit zonder de klant vooraf te verwittigen.

De klant geeft algemene toestemming voor de subverwerkers hieronder. Aktify Studio heeft met elk van hen verwerkersvoorwaarden die minstens dezelfde bescherming bieden als deze overeenkomst, en blijft tegenover de klant aansprakelijk voor hen. Een nieuwe of andere subverwerker meldt Aktify Studio minstens 30 dagen vooraf per mail. De klant kan binnen die 30 dagen met een redelijke reden bezwaar maken; vinden we samen geen oplossing, dan kan de klant de betrokken module zonder kosten stopzetten vóór de wijziging ingaat.

• Cloudflare, Inc. (VS)Voor welke dienst: alleWaarvoor: hosting, het netwerk, de opslag, technische logboeken (7 dagen)Waar: opslag in de EU; het netwerk behandelt een verzoek in het datacenter dichtst bij de bezoeker, ook buiten de EUDoorgifte buiten de EU: Data Privacy Framework (DPF) + standaardcontractbepalingen (SCC's) in Cloudflare's verwerkersvoorwaarden
• Cloudflare, Inc. (Email Service)Voor welke dienst: Booking, Portal, ReviewsWaarvoor: de mails aan klanten van de zaak, de mails van Booking aan de eigenaar en medewerkers (meldingen, aanmeldlinks), en als terugval wanneer Resend faaltWaar: niet vastgezet in de EUDoorgifte buiten de EU: idem
• Cloudflare, Inc. (Workers AI)Voor welke dienst: Chat, ReviewsWaarvoor: het taalmodel dat antwoorden en antwoordvoorstellen schrijft; geen andere AI-leverancierWaar: niet vastgezet in de EUDoorgifte buiten de EU: idem
• Resend (VS)Voor welke dienst: Portal, ReviewsWaarvoor: mails van een adres op aktifystudio.com aan de eigenaar en medewerkers (uitnodigingen, meldingen, het maandoverzicht); nooit aan klanten van de zaakWaar: EU (Ierland) als verzendregioDoorgifte buiten de EU: DPF + SCC's
• Notion Labs, Inc. (VS)Voor welke dienst: PortalWaarvoor: een verzoek (wie, titel, tekst) wordt een taak in het projectbeheer van de studioWaar: VSDoorgifte buiten de EU: DPF + SCC's
• GitHub, Inc. (VS)Voor welke dienst: alleWaarvoor: de instellingen van de klant in de code van de modules (naam en contactgegevens van de zaak, mailadressen van eigenaars, namen van medewerkers); nooit gegevens van klanten van de zaakWaar: VSDoorgifte buiten de EU: SCC's in GitHub's verwerkersvoorwaarden
• MetaVoor welke dienst: WhatsApp (nog niet live)Waarvoor: zie bijlage GWaar: —Doorgifte buiten de EU: —

Geen subverwerkers van Aktify Studio zijn de diensten op naam van de klant, onder de voorwaarden tussen de klant en die dienst: zijn Google-bedrijfsprofiel (Reviews), zijn WhatsApp Business-account, zijn domeinregistrar en zijn mailbox.

Aktify Studio slaat de gegevens van de klant op in de EU. Een subverwerker verwerkt ze alleen buiten de EU zoals de tabel in §8 zegt, en dan alleen onder een geldige grond van hoofdstuk V van de AVG: het EU-VS Data Privacy Framework voor wie daaronder gecertificeerd is, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als terugval. Valt een grond weg, dan zoekt Aktify Studio een andere of verwittigt het de klant.

• Vraagt een betrokkene inzage, verbetering, wissing, beperking of overdracht, of maakt hij bezwaar, dan beslist de klant. Komt de vraag bij Aktify Studio binnen, dan stuurt het die binnen twee werkdagen door en antwoordt het de betrokkene niet zelf.
• Aktify Studio zoekt de gegevens van die persoon op en bezorgt een kopie binnen vijf werkdagen, en wist ze binnen tien werkdagen. Voor Booking, Reviews en WhatsApp is dat een knop in het beheer van de studio, die eerst telt wat er gewist wordt; de kopie van iemands afspraken komt uit de lijst van alle afspraken (bijlage B). Chatgesprekken zijn na één dag al gewist (bijlage C).
• Aktify Studio helpt de klant, met wat het weet en kan, bij zijn plichten over beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging (AVG art. 32 tot 36), en geeft hem de informatie die hij redelijkerwijs nodig heeft voor zo'n beoordeling of een vraag van de Gegevensbeschermingsautoriteit.
• Aktify Studio stelt alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat het deze overeenkomst en AVG art. 28 naleeft, en laat audits toe, ook inspecties, door de klant of een onafhankelijke auditor die hij aanstelt en die tot geheimhouding verplicht is. De klant meldt een audit minstens 30 dagen vooraf, tenzij na een datalek of op vraag van een toezichthouder; ze vindt plaats op werkdagen, stoort de dienst niet, en is op kosten van de klant. Voor Cloudflare en de andere subverwerkers gelden hun eigen auditrapporten en certificaten.

Aktify Studio meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onnodige vertraging, en uiterlijk 48 uur nadat het die vaststelde, per mail aan het meldadres van de klant. De melding zegt wat er gebeurde, welke gegevens en hoeveel mensen betrokken zijn, de waarschijnlijke gevolgen, wat er gedaan is of wordt, en hoe de klant Aktify Studio bereikt. Wat nog niet bekend is, volgt zodra het bekend is. Aktify Studio beperkt meteen de schade, houdt elk lek bij, en meldt het zelf niet aan de toezichthouder of de betrokkenen tenzij de klant dat vraagt.

• Stopt een dienst, dan wist Aktify Studio binnen 30 dagen alle persoonsgegevens van die dienst. Reviews doet dat automatisch. Voor Booking, Chat, het Portal en de bezoekstatistieken wist één opdracht van de studio alles van de klant in één keer: ze telt eerst wat er gewist wordt, en gaat pas door nadat de studio de naam van de klant opnieuw intypt. WhatsApp heeft een eigen opdracht. Cloudflare's herstelkopieën verdwijnen daarna vanzelf binnen 30 dagen.
• Vraagt de klant het vóór het einde, dan bezorgt Aktify Studio eerst een kopie in een gangbaar formaat (de afspraken als lijst, een CSV-bestand dat in Excel opent), en wist het daarna.
• Wat buiten deze overeenkomst valt (§1: facturen, de verzoeken als taak in Notion) bewaart de studio onder zijn eigen privacybeleid.
• Op vraag bevestigt Aktify Studio het wissen schriftelijk.

• Deze paragraaf gaat voor op de beperking in de algemene voorwaarden, voor alles wat met persoonsgegevens te maken heeft.
• Tegenover betrokkenen is elke partij aansprakelijk zoals AVG art. 82 zegt; deze paragraaf beperkt hun rechten niet. Een geldboete van een toezichthouder draagt de partij die ze kreeg.
• Tussen de partijen is de aansprakelijkheid van Aktify Studio per kalenderjaar beperkt tot het hoogste van: wat de klant in de 12 maanden vóór het voorval aan Aktify Studio betaalde, of €2.500. Aktify Studio is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals gederfde winst.
• Die beperkingen gelden niet bij opzet of grove fout van Aktify Studio, en niet voor schade aan leven of gezondheid.

Het Belgisch recht is van toepassing, waaronder de AVG en de wet van 30 juli 2018. Geschillen gaan naar de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen. Toezichthouder is de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Verandert een module zo dat een bijlage niet meer klopt, dan stuurt Aktify Studio de nieuwe bijlage minstens 30 dagen voor ze ingaat. De klant kan de module dan zonder kosten stopzetten. Een wijziging die de gegevens beter beschermt (korter bewaren, minder gegevens) mag meteen.

Voor Booking op een site die Aktify Studio niet host (bijlage B1) tekent de klant niet op papier: hij aanvaardt deze overeenkomst met de bijlagen B en B1 door het vakje bij zijn betaling aan te vinken en te betalen (bijlage B1, §1). Dat is de schriftelijke vorm in elektronische vorm van AVG art. 28 lid 9.

• Wat: klanten van de zaak boeken, verplaatsen en annuleren een afspraak; ze krijgen een bevestiging en herinneringen per mail; de zaak beheert haar agenda en krijgt meldingen op haar telefoon.
• Betrokkenen en gegevens:
  • klanten van de zaak: naam, e-mailadres, telefoonnummer, een eventuele opmerking, de dienst, de medewerker, datum en uur, taal, en de keuzes bij het boeken (WhatsApp-berichten ja of nee, "liever geen reviewvraag"); bij een boeking via de site ook een eenrichtingscode van hun netwerkadres die elke dag verandert, om te veel boekingen vanaf één verbinding tegen te houden (het IP-adres zelf wordt niet bewaard);
  • eigenaars en medewerkers: e-mailadres, aanmeldsessies, de toestellen waarop meldingen aanstaan, en de bezette tijden uit een agenda die de eigenaar koppelt.
• Hoe lang: naam, e-mailadres, telefoonnummer, opmerking en de code van het netwerkadres 365 dagen na de afspraak gewist; wat overblijft is een telling zonder persoon. Verstuurde mails 90 dagen (een verstuurde reviewvraag tot de afspraak gewist wordt). Een aanmeldsessie hoogstens 30 dagen.
• Eén persoon wissen: op vraag van de zaak, binnen tien werkdagen (§10), met een knop: naam, e-mailadres, telefoonnummer en opmerking verdwijnen uit elke afspraak van die persoon, een afspraak die nog moet komen wordt geannuleerd zonder mail, en mails die nog klaarstaan vervallen.
• Kopie: alle afspraken als lijst (CSV), op vraag en bij het einde (§12).
• Subverwerkers: Cloudflare (opslag in de EU, Email Service).
• Op een site die Aktify Studio niet host: zie bijlage B1 hieronder.

Wanneer de klant Booking gebruikt op een website die hij zelf beheert, of een ander voor hem, en niet Aktify Studio. Dan gelden de hoofdtekst, bijlage B en deze aanvulling; bijlage A (hosting) geldt niet. Waar de hoofdtekst "de offerte" zegt (§1), lees: de module-overeenkomst Booking. De klant aanvaardt deze overeenkomst samen met de module-overeenkomst, door bij zijn betaling het vakje aan te vinken en te betalen, in de versie met de datum die hij bij de bevestigingsmail kreeg; dat is de schriftelijke vorm in elektronische vorm van AVG art. 28 lid 9, en geldt als ondertekening. Zijn mailadres voor meldingen (§8, §11) is het adres dat hij daar opgeeft.

• De klant (de zaak) is de verwerkingsverantwoordelijke: het gaat om zijn klanten en zijn agenda.
• Aktify Studio is de verwerker: het draait Booking in opdracht van de klant.
• De website van de klant en alles waarop ze draait (het platform, zoals WordPress, Squarespace, Webflow, Shopify of Wix, de host, de plugins, het domein) staan op naam van de klant, onder zijn eigen voorwaarden. Het zijn geen subverwerkers van Aktify Studio (§8, laatste alinea). Wat de eigen scripts van die site doen op de pagina met de agenda (statistieken, sessie-opnames), valt onder de klant.

1. Waar de agenda draait. In een pagina van de site van de klant, of op een boekingspagina van Aktify Studio (modules.aktifystudio.com/b/{klant}) achter een knop "Boek nu" op die site. Beide komen van de servers van Aktify Studio bij Cloudflare. De agenda antwoordt alleen aan de webadressen van de site die in de instellingen van de klant staan, nooit aan om het even welke site. Ze laadt niets van andere diensten.
2. Technische gegevens. Wie de agenda opent, stuurt zijn IP-adres en browsergegevens mee. Die dienen om de agenda te tonen en om het aantal verzoeken per adres te begrenzen, bij Cloudflare. Bij elke boeking bewaart Booking een eenrichtingscode van het netwerkadres, de klant en de dag, die elke dag verandert, om te veel boekingen vanaf één verbinding tegen te houden; het IP-adres zelf bewaart Booking niet. Die code is een persoonsgegeven en wordt samen met de naam gewist (§4). De agenda zet geen cookies. Opent iemand de link om zijn afspraak te beheren, dan onthoudt het browsertabblad die link tot het sluit (sessionStorage); dat is strikt nodig voor wat die persoon vraagt (art. 10/2 van de wet van 30 juli 2018).
3. Mails. Elke mail van Booking, aan de klanten van de zaak en aan de eigenaar, gaat via Cloudflare Email Service, vanaf booking@mail.aktifystudio.com met de naam van de zaak als afzender. Ze bevatten geen volgpixels. Resend en Notion komen er niet aan te pas, want er is geen Portal; komt het Portal erbij, dan geldt bijlage D.
4. Toegang tot de site van de klant. Om de agenda en de privacyparagraaf te plaatsen en te herstellen, geeft de klant Aktify Studio een eigen login op zijn site. Daarmee kan de studio ook gegevens zien die Booking niet nodig heeft (gebruikers, formulierinzendingen, bestellingen). Daarom:
   • een eigen gebruiker voor de studio, nooit het wachtwoord van de klant zelf; met de beperktste rol waarmee het platform code laat plaatsen, en niet meer: op WordPress Redacteur (Beheerder alleen als de site dat anders niet toelaat), in Squarespace Website editor, in Webflow een uitnodiging op die ene site, in Shopify een medewerker met alleen de rechten voor het thema;
   • alleen Hakan gebruikt die login, en alleen voor de agenda, de knop en de privacyparagraaf;
   • de studio bekijkt, kopieert en exporteert de andere gegevens op de site niet, en verandert niets anders dan wat de klant vraagt. Ziet ze bij het werk toch iets, dan geldt §6 (vertrouwelijkheid);
   • de login staat alleen in een wachtwoordbeheerder met tweestapsverificatie, nooit in een mail, een notitie of code;
   • na de opzet vraagt de studio de klant de login weg te halen of uit te schakelen; voor een herstelling vraagt ze hem opnieuw;
   • kan de klant geen login geven, dan plakt hij zelf de code die de studio stuurt, en komt de studio niet op zijn site.
5. De privacyparagraaf. Aktify Studio schrijft de tekst voor de privacypagina van de klant (deel 04 van deze pagina) en zet ze erop met de login, of stuurt ze om te plakken. De klant keurt ze goed en laat ze staan (§5). De agenda linkt onder het formulier naar die pagina.
6. De instellingen. De naam, het adres, het telefoonnummer en het mailadres van de zaak, de mailadressen van de eigenaars en de namen van de medewerkers staan in de instellingen van de klant, in de code van Booking, in een private repository bij GitHub (§8). Ze zijn nodig om de agenda te tonen en de mails te sturen. Geen gegevens van de klanten van de zaak staan daar. Bij het einde gaan ze uit de huidige code (§7); oudere versies van de code houden ze bij, en Aktify Studio gebruikt die niet meer.
7. Zorgpraktijken. Dat iemand een afspraak heeft bij een kinesist, een psycholoog of een tandarts, kan al een gezondheidsgegeven zijn (AVG art. 9). Een zorgpraktijk bespreekt vóór de betaling met de studio of Booking past. Neemt ze Booking, dan:
   • steunt ze de verwerking op AVG art. 6 lid 1 b en art. 9 lid 2 h (zorgverlening door wie aan het beroepsgeheim gebonden is, art. 9 lid 3), en houdt ze de lijst bij van wie toegang heeft (art. 9 van de wet van 30 juli 2018);
   • staat het veld voor een opmerking uit, zodat niemand klachten of symptomen typt;
   • dragen de diensten neutrale namen ("Consultatie", "Opvolging"), nooit een aandoening, want die naam staat in elke mail en in de agenda;
   • krijgt de privacyparagraaf de zin voor zorgpraktijken (zie die tekst);
   • beslist de praktijk of ze een gegevensbeschermingseffectbeoordeling maakt; Aktify Studio geeft haar de informatie die ze daarvoor nodig heeft (§10).

Zoals bijlage B: naam, e-mailadres, telefoonnummer, opmerking en de code van het netwerkadres 365 dagen na de afspraak gewist; wat overblijft is een telling zonder persoon. Verstuurde mails 90 dagen. Een aanmeldsessie hoogstens 30 dagen. Cloudflare's technische logboeken 7 dagen. De instellingen zolang de klant Booking heeft.

Cloudflare (§8): het netwerk, de opslag in de EU, en Email Service voor de mails. GitHub (§8): alleen de instellingen van §3.6. Geen Resend, geen Notion, geen Workers AI.

Geen subverwerkers van Aktify Studio: de website van de klant en alles waarop ze draait (§2 hierboven), en de agenda-app waarin de eigenaar zijn afspraken volgt of waaruit hij bezette tijden doorgeeft (Google, Apple, Outlook): die werkt in naam van de klant.

• Zoals §7 van de overeenkomst: opslag per klant apart, in de EU; alles via https; aanmelden per persoon.
• De agenda aanvaardt alleen verzoeken van de site van de klant zelf en van de boekingspagina, nooit van om het even welke site.
• Grenzen op het aantal verzoeken per adres, op het aantal boekingen per verbinding en per e-mailadres, en op het aantal boekingen per dag.
• De login op de site van de klant zoals §3.4 hierboven.

1. Aktify Studio stuurt de klant, zonder dat hij erom vraagt, al zijn afspraken als CSV-bestand dat in Excel opent, ook de afspraken die nog moeten komen (§12), en op vraag zijn instellingen als lijst.
2. Het haalt de agenda en de knop van de site met de login, of stuurt de klant de stappen om dat zelf te doen.
3. Tot 30 dagen na het einde kan de klant nog een kopie vragen. Op de 30e dag wist één opdracht alles van de klant in Booking (§12); Cloudflare's herstelkopieën verdwijnen daarna vanzelf binnen 30 dagen. De instellingen gaan uit de huidige code (§3.6).
4. De studio gebruikt de login niet meer en vraagt de klant hem weg te halen.
5. Op vraag bevestigt Aktify Studio het wissen schriftelijk.

Wie na het einde nog een afspraak heeft, krijgt geen herinnering meer; de klant laat het zijn klanten weten.

Zoals §10 en §11 van de overeenkomst; één persoon wissen zoals bijlage B.